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Wie ermöglicht man Mitarbeitern eine Zusammenarbeit?

Ausgangssituation

Zu Beginn des Projektes war bereits eine Portallösung basierend auf Microsoft SharePoint 2007 implementiert. Darauf wurden Update auf die Version 2016 sowie eine zentrale Dokumentenverwaltung, ein Veranstaltungs- sowie ein Bildungskalender und ein Bereich für Mitarbeiterinformationen abgebildet.

Eine Anforderungsanalyse verdeutlichte den Bedarf an weiteren Bereichen in der Intranet Umgebung des Kunden. Insbesondere Team und Projekträume für die unterschiedlichen Abteilungen haben sich als sinnvoll herausgestellt. Angesichts der zunehmenden Vielzahl an Daten und Dokumenten wurde neben dem Dokumentenmanagement auch das Einhalten rechtlicher Anforderungen zu einer Herausforderung für die Mitarbeiter.

Lösungsansatz

Zunächst wurde eine Testumgebung aufgebaut, auf der die neue Projektumgebung entwickelt sowie neue Intranetseiten und Templates aufgebaut wurden.

Das Dokumentenmanagementsystem wurde angepasst, so dass eine erweiterte Struktur und eine dezentrale Administration die Prozesse des Unternehmens besser unterstützen. Außerdem wurde ein einheitliches und strukturiertes Archivierungs-verfahren konzipiert. Die Teamseiten wurden bei der Konzeptionierung mit entsprechenden Berech-tigungsstrukturen versehen.

Kundenvorstellung:

Branche:

  • Gesundheitswesen

Ziele:

  • verbessern der Zusammenarbeit in Projekten und Teams
  • vereinfachter Zugriff auf relevante Dokumente
  • Archivieren von Informationen
  • Integration in die bestehende Internetlösung

Lösungen & Services:

  • Dokumentenmanagementsystem (DokuCenter)
  • Portallösung auf Basis Microsoft SharePoint 2016
  • Beratung im Bereich Backup/Restore Verfahren

Nutzen:

  • aktuelle Dokumente und Informationen sind schnell verfügbar
  • benutzerfreundliche Oberfläche
  • zentraler, rollenbasierter Zugriff
  • Einhalten rechtlicher Rahmenbedingungen
  • Reduzieren der administrativen Aufwände

 

Ergebnis:

  • neue Projekt- und Teamseiten wurden als Erwei-terung in die bestehende Portallösung integriert und bieten die Möglichkeit zur abteilungsübergreifender Zusammenarbeit inklusive geschlossener Benutzergruppen und strukturierter Informationsdarstellung
  • Aufbau des Bereiches „Life“ für interne Informationen rund um das Unternehmen
  • Ausbau der dezentralen Administration
  • Erweiterung der Metadaten für das Kategorisieren der unternehmenspezifischen Handbücher

Kundennutzen

  • benutzerfreundliche Oberfläche durch grafisch aufbereitete und strukturierte Intranetinhalte
  • zentraler, rollenbasierter Zugriff auf alle relevanten Dokumente
  • Suchfunktion für Dokumente
  • Einhalten rechtlicher Rahmenbedingungen (z.B. Qualitätsmanagement)
  • Reduzieren der administrativen Aufwände